Hauptaufgaben/ Verantwortung

• Verantwortlich für den gesamten Rezeptionsbereich
• Führen und Motivieren von ca. 10 Rezeptions-Mitarbeiter
• Einteilen der Mitarbeiter/ Gestaltung der Dienstpläne unter Berücksichtigung der 5 Tage Woche und der Urlaubsplanung
• Verantwortlich für reibungslosen Check in und Check out der Gäste
• Bedienen der Telefonanlage
• Tägliche, monatliche und wöchentliche administrative Arbeiten
• Beherrschen des Reservierungssystems Fidelio
• Verantwortlich für den sorgsamen Umgang mit Rezeptionsequipment sowie die sichere Handhabung der EDV Anlagen
• Verantwortlich für tägliche Zimmerlisten für das Housekeeping
• Unterstützung bei der Organisation von Gästeausflügen
• Unterstützung bei der Betreuung von Seminargruppen
• Professionelle Gästebetreuung gemäß unseren Leitwerten und der Aldiana Philosophie „Urlaub unter Freunden“
• 1. Anlaufstelle für Gäste bei Fragen oder Unklarheiten
• Beschwerdemanagement gemäß Anweisung (Beantwortung von Beschwerde-Mails, Handling von Reklamationen vor Ort, Festhaltung von Aktennotizen bei Buchungen über Reisebüros)
• Reservieren und Einteilen der Zimmer, Kontrolle von Zimmer-Buchungen auf Richtigkeit bei der Eingabe von Market- & Ratecodes
• Verantwortlich für die einwandfreie Sauberkeit und Ordnung im Rezeptionsbereich
• Mithilfe in anderen Abteilungen bei Bedarf
• Teilnahme an Aus- und Weiterbildungen extern sowie intern durch Aldiana, Zentrale, usw.
• Schulung der Rezeptionsmitarbeiter, Einschulung neuer Mitarbeiter auf Systeme, Reservierungseingaben, Hausordnung, etc.
• Teilnahme an repräsentativen Anlässen gemäß Vorgabe
• Teilnahme an regelmäßigen Management Meetings
• Durchführung regelmäßiger Rezeptionsmeetings mit dem Team zur Sicherstellung eines reibungslosen Kommunikationsflusses
• Teamarbeit auch abteilungsübergreifend und gegenseitige Unterstützung in allen Bereichen
• Weitergabe von allen wichtigen Informationen an die Mitarbeiter mittels Übergabe bzw. Logbuch im Fidelio
• Durchführung von Feedback-Mitarbeiter-Gesprächen lt. Personalabteilung
• Kontrolle aller Buchungen im Fidelio/Skidata/Mypos über die Rezeption
• Einhaltung aller Sicherheitsmaßnahmen im Brandfall (Notruf verständigen, Gäste evakuieren) lt. Anweisung und Einschulung
• Alle Aufgaben für die Mitarbeiter der einzelnen Schichten mittels Checklisten (Frühdienst, Spätdienst, Nachtdienst) klar gestalten
• Einbringen von neuen Ideen, Optimieren von Abläufen , Umsetzung und in weiterer Folge Weitergabe an die Mitarbeiter
• Eingabe und Pflege  von Preiscodes in den Stammdaten (Aldiana, Thomas Cook, Der Tour, Club)
• Durchsicht von Seminar- & Gruppen-Debitoren vor dem Check out
• Abgleich des Club-Direkt-Verkauf-Kontingents mit der Zentrale von Aldiana, ggf. Umsteuern von Kontingenten
• Vergabe sowie Kontrolle der VIP-Codes für Gäste
• Weitergabe von sämtlichen technischen Mängel an der Rezeption an die entsprechenden verantwortlichen Personen (Fidelio, Mypos, Ski-Data, Inhova, Gantner)
• Enge Zusammenarbeit mit den Abteilungen Buchhaltung bzw. Controlling -> Kontrolle von Stornierungen, Buchungen, Korrekturen
• Durchführung des Manager on Duty Dienstes lt. MOD-Plan /(von 18:00 bis 24:00 Uhr)
• Eingabe von Out of Order Zimmer im Fidelio mit Rücksprache von Technik

Anforderungsprofil

MUSS Anforderungen

• mind. 26 Jahre alt
• abgeschlossene Ausbildung in der Hotellerie
• mehrjährige Berufserfahrung als Rezeptionistin
• Führungserfahrung bzw. Führungsqualitäten
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Organisationstalent, Flexibilität, Teamfähigkeit, Loyalität, Teamfähigkeit, Belastbarkeit, eine offene, positive Ausstrahlung  sowie Selbständigkeit und Kreativität

SOLL Anforderungen

• Erfahrung in der Clubhotellerie
• Weitere Fremdsprachen von Vorteil
• Ausgeprägte Fidelio Kenntnisse
• Hotelfachschule, Tourismusschule 

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